Bu “Bilgi Notu”, elektronik tebligat alma ve gönderme hususlarında birçok yükümlülüğe yer veren 06.12.2018 tarihinde yayınlanmış “Elektronik Tebligat Yönetmeliği”ndeki usule ve esasa yönelik düzenlemeleri açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
1. ELEKTRONİK TEBLİGAT KAVRAMI
Elektronik tebligat, “Tebligat Kanunu ve Yönetmeliğe uygun olarak elektronik ortamda yapılan tebligat” şeklinde tanımlanmıştır (Yönetmelik md. 3/1-ç). Bu yöntemde, evraklar fiziksel olarak gönderilmemekte ve tebligat çıkarmaya yetkili merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanan tebligatlar elektronik bir sistem üzerinden alıcılara iletilmektedir. Kamu kurumları dâhil tüm gerçek ve tüzel kişiler söz konusu elektronik tebligat sistemine üye olabilmektedirler. Hatta bazı kişiler için sisteme üye olmak zorunludur.
Elektronik tebligat sisteminin en önemli faydası, memurun tebliğ şerhini ilgilisinden imza ile alarak tebliğ mazbatasına yazması şeklindeki çok sayıda tebligat hatasına ve hukuki probleme yol açan usulün uygulanmasına artık gerek kalmayacak olmasıdır.
2. TEBİGATI ELEKRONİK YOLLA ALMAK ZORUNDA OLAN KİŞİLER
tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.
Söz konusu tüzel kişiler, elektronik tebligat adresiyle ilgili işlemleri yapmak üzere en az bir, en fazla on ana işlem yetkilisi belirleyerek PTT’ye bildirirler.
Gerçek kişiler bakımından;
tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu hale gelmiştir.
3. ELEKTRONİK TEBLİGAT SİSTEMİ
Bilindiği üzere, postanın elektronik ortamda gönderilmesi hususunda e-posta gönderimi uygulanmaktadır. Ancak e-posta gönderiminin tebligat hukukunda uygulanması, ispat hukukunda birçok probleme yol açabilmektedir. E-posta gönderiminin yapıldığının göndericinin ispat etmek zorunda olması, gönderim zamanın bilgisayar ayarlarına bağlı olarak değişkenlik arz eden şekilde gösterilebilmesi, e-posta metinleri üzerinde değişiklik yapılabilmesi gibi sorunlar elektronik tebligat yönetiminde işlem güvenliğini sağlamak için başka bir sistemin uygulanmasını gerekli kılmıştır.
Bu bağlamda, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) kurulmuş ve bu sistem üzerinden elektronik tebligat alma ve gönderme zorunluluklarının yerine getirilmesi amaçlanmıştır. Tebliğ evrakını elektronik tebligat yoluyla göndermek zorunda olan yetkili merciler, kayıtlı elektronik posta hesabı kullanarak e-tebligatı göndermelidirler. Dolayısıyla, yetkili mercilerin PTT’ye başvurarak kayıtlı elektronik posta hesabı edinmeleri gerekmektedir. Zira ancak bu hesap üzerinden ilgilisine elektronik tebligat gönderebilmektedir. Her ne kadar kayıtlı elektronik posta hesabı açan başka altyapılar bulunsa da Yönetmelik kapsamında kayıtlı elektronik posta hesabı için PTT’ye başvuru yapılacağı belirtilmektedir.
Elektronik tebligat almak zorunda olan ve ihtiyari olarak elektronik tebligat yöntemiyle tebligat almak isteyen kişiler elektronik tebligat uygulamasına dair kayıtlı elektronik posta hesabı edinmelidirler.
Elektronik tebligat adresi almak zorunda olan kişilerin zorunluluğun başladığı tarihten itibaren bir ay içinde aşağıdaki bilgi ve belgeler ile birlikte PTT’ye başvuru yapması gerekmektedir.
PTT’ye sunmalıdırlar.
Başvuruyu alan PTT, bir ay içinde başvurucuların verdiği bilgilere göre tek ve benzersiz elektronik tebligat adresini oluşturmaktadır. E-tebligat adresi Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi(UETS)’ne- kaydedilmektedir. E-tebligat adresleri başvurucuya teslim edildikten sonra PTT, bu adresleri tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına da derhâl sunar.
PTT, elektronik tebligat adreslerine ilişkin bilgileri içerir güncel bir adres rehberi oluşturur ve bu rehberi tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına sunar. Elektronik tebligat adres rehberine ilişkin usul ve esaslar, Bakanlığın uygun görüşü alınmak suretiyle PTT tarafından belirlenir.
4. ELEKTRONİK TEBLİGATIN KULLANIM ESASLARI
Elektronik tebligat gönderimi esnasında sırasıyla; e-tebligat gönderimi, elektronik tebligatın doğrulama ve kontrolünün yapılması, gönderinin kabul edildiği yazısı, e-imzalama/zarflama ve zaman damgalaması, e-tebligatın alıcının elektronik posta hesabına teslimi, teslimatın yapıldığı yazısı, e-imza ile doğrulama, e-tebligatın alıcı tarafından okunması ve okundu yazısı aşamaları gerçekleşmektedir.
Bu bağlamda; tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merci, elektronik tebligat mesajını hazırlayarak, UETS’ye teslim eder. UETS, elektronik tebligat mesajını zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştırır. Tebliğ edilecek içerik ve ekli dokümanlar, UETS tarafından şifrelenir ve bunlar ancak muhatap tarafından görülebilir. Tebligata ait delil kayıtları, elektronik tebligat mesajının tamamının ulaştığı anda üretilir. Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.
Elektronik tebligat adresine elektronik tebligat mesajı ulaştığı konusunda bilgilendirilmek isteyen muhatap, elektronik posta adresini veya kısa mesaj alma özelliği olan bir telefon numarasını PTT’ye bildirir. Elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı anda PTT tarafından muhataba bilgilendirme mesajı iletilir. Bu mesaj kısa mesaj alma özelliği olan telefona ücreti mukabilinde, elektronik posta adresine ise ücretsiz olarak iletilir. Elektronik tebligatın yapıldığına dair gönderilen bilgilendirme mesajının herhangi bir nedenle yapılamamış veya geç yapılmış olması, tebligatın geçerliliğini etkilemez.
5. ELEKTRONİK TEBLİGAT ADRESİNE ERİŞİM VE DELİL KAYDI
Muhatap elektronik tebligat adresine, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya e-Devlet kapısı üzerinden kimlik doğrulaması yaparak ya da PTT tarafından verilen şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık doğrulama kodunu kullanarak erişir.
Yönetmelik’in 3. maddesinin 1-b) bendinde “Tebligatın, tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merciden Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) tarafından teslim alındığına, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığına, okunduğuna ve usulen tebliğ edilmiş sayıldığına dair üretilen ve elektronik sertifika ile imzalanmış kayıtları ifade etmektedir” denilerek, elektronik tebligatın yapıldığını gösteren delil kaydı tanımlanmıştır. Diğer taraftan; UETS, elektronik tebligatın muhatabın adresine ulaşıp ulaşmadığına dair delil kayıtlarını tutmakta ve bu kayıtları, tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercie derhâl ve en geç yirmi dört saat içinde bildirmektedir.
Delil kaydı, aksi ispat edilene kadar elektronik tebligatın yapıldığını gösteren kesin delildir. Muhatabın UETS’ye erişim kayıtları on yıl ve delil kaydı da otuz yıl elektronik ortamda saklanacaktır.
SONUÇ
06.12.2018 tarihinde yayınlanan “Elektronik Tebligat Yönetmeliği” kapsamında, elektronik yolla tebligat göndermek ve almak yükümlülüğüne sahip kişiler tanımlanmış ve tebligatın elektronik yöntemle yapılmasına dair usul ve esaslar belirlenmiştir. Bu bağlamda, ilgili mevzuata uyum sağlaması gerekenlerin aksi yöndeki davranışları kendileri aleyhine tebligat hukukundan kaynaklı farklı hukuki sonuçlar ortaya çıkarabilecektir. Özellikle, sisteme dair kayıtlı elektronik posta adresi alan gerçek ve/veya tüzel kişilerin artık hesaplarını kontrol etmeleri gerekmektedir. Zira kayıtlı elektronik postalarına gönderilmiş bir tebligat bilgisini okumayanlara, kanuni sürenin sonunda elektronik tebligat yapılmış sayılacaktır.
Bütün bu açıklamalar göstermektedir ki elektronik tebligat alma-gönderme ödevine sahip kişilerin uygulamaya dair süreci başlatmak ve yürütmek hususlarında uzman hukukçulardan yardım alması yerinde olacaktır.
İşbu yazı hakkında ek bilgi gerektiğinde aşağıdaki kişilerle irtibata geçmenizi rica ederiz.
|
Ersin Nazalı Yönetici Ortak, Avukat, YMM enazali@nazali.av.tr |
Mükerrem Yanar Ortak, YMM myanar@nazali.com.tr |